Når papirarbejdet skal holde til virkeligheden

Digitale arbejdsgange fylder meget, men mange virksomheder og foreninger har stadig brug for dokumenter på papir. Det gælder for eksempel dagsordener, undervisningsmateriale, tilbud og instruktioner på steder, hvor folk ikke sidder foran en skærm. En god printløsning handler derfor ikke kun om at få blæk på papir. Den skal passe til de opgaver, der faktisk skal løses.

Det kan betale sig at se på hele dokumentflowet, før man vælger udstyr eller ændrer rutiner. Hvor bliver filer gemt? Hvem skal kunne udskrive dem? Og hvad sker der, når printeren løber tør for toner midt i en travl arbejdsdag? Virksomheder, der undersøger mulighederne for print og kopiering, kan for eksempel læse mere hos http://co-pidk.com som led i deres research.

Begynd med opgaverne, ikke maskinen

Det er let at sammenligne printere ud fra hastighed og indkøbspris. De tal fortæller dog ikke, om løsningen passer til hverdagen. En lille klinik, en skole og et kontor med mange kundeudskrifter har forskellige behov. Nogle printer få sider, men skal kunne scanne sikkert. Andre sender store mængder materiale ud hver uge og har brug for hurtig håndtering af flere papirstørrelser.

Lav en kort oversigt over de opgaver, medarbejderne udfører. Notér, hvor ofte de printer, kopierer og scanner, og om dokumenterne indeholder personfølsomme oplysninger. Spørg også, hvem der bruger udstyret, og hvor meget hjælp de har brug for. Det giver et mere præcist grundlag for at vurdere både funktioner og placering.

Find flaskehalsene i hverdagen

Små afbrydelser kan fylde overraskende meget. En fil, der skal konverteres, en scanner, som sender til den forkerte mappe, eller en kø med fortrolige papirer kan forsinke arbejdet. Medarbejderne ved ofte, hvor problemerne opstår. Bed dem beskrive de trin, der tager tid, frem for blot at spørge, om printeren fungerer.

• Undersøg hvilke opgaver der kræver papir, og hvilke der kan klares digitalt.
• Se, om medarbejderne kan scanne direkte til de systemer, de allerede bruger.
• Afklar, hvem der må udskrive fortrolige dokumenter, og hvordan de afhentes sikkert.
• Sammenlign den løbende pris på papir, toner, service og nedetid.
• Aftal, hvem der bestiller forbrugsvarer, og hvordan fejl bliver meldt ind.

Listen gør det lettere at skelne mellem et enkelt irritationsmoment og et tilbagevendende problem. Hvis flere medarbejdere bruger tid på at hente dokumenter i et andet lokale, kan en ændret placering være nok. Hvis fejlene skyldes uklare indstillinger, hjælper det måske mere at justere adgang og standardvalg end at købe nyt udstyr.

Gør fortrolige udskrifter nemme at styre

Dokumenter med løn, helbredsoplysninger eller kundedata kræver omtanke, også når de forlader skærmen. En udskrift bør ikke ligge fremme, mens medarbejderen deltager i et møde. Adgangskoder, kort eller frigivelse ved maskinen kan mindske risikoen for, at papirer bliver hentet af den forkerte person.

Rutinerne skal være lette at følge. Hvis sikker udskrivning kræver flere komplicerede trin, finder medarbejderne ofte en genvej. Beskriv derfor kort, hvordan man sender og frigiver en fortrolig udskrift, og gør instruktionen tilgængelig ved udstyret. Gennemgå også, om gamle filer og scannede dokumenter bliver gemt længere end nødvendigt.

Vurder driften over tid

Den billigste løsning ved køb kan blive dyrere, hvis den ofte står stille eller kræver meget intern support. Omvendt er avancerede funktioner ikke en fordel, hvis ingen bruger dem. Se på den samlede drift: forbrug, service, energibrug, reservedele og den tid, medarbejderne bruger på at få opgaverne gennemført.

En fast gennemgang et par gange om året kan afsløre, om behovene har ændret sig. Måske printer en afdeling mindre efter at have taget et nyt digitalt system i brug. En anden kan have fået flere brugere eller nye krav til scanning. Når beslutninger tager udgangspunkt i konkrete opgaver, bliver det lettere at justere udstyret og arbejdsgangene uden at gøre print til et projekt i sig selv.